Tarakan — Mentor peserta magang Batch 2 yang terdiri dari Kaur Tata Usaha, Kepala Sub Seksi Bimbingan Klien Anak (BKA), dan Kepala Sub Seksi Bimbingan Klien Dewasa (BKD) Bapas Tarakan menyampaikan materi mengenai penataan arsip yang terjaga dan terpelihara. Kegiatan ini dilaksanakan di aula dan diikuti oleh peserta magang sebagai bagian dari proses pembelajaran serta penguatan kapasitas di bidang kearsipan. Melalui kegiatan tersebut, peserta memperoleh pemahaman mengenai pentingnya penataan arsip yang baik serta penerapan sistem digital dalam pengelolaannya.

Kaur Tata usaha, Simbolon, menyampaikan bahwa seiring berjalannya waktu, pemahaman terhadap arsip mulai berubah. Arsip kini dipandang sebagai “napas” kepegawaian yang memuat rekam jejak penting setiap pegawai dan klien. “Dulu arsip sering dianggap bukan prioritas, hanya kertas yang tersisa. Namun sesungguhnya arsip adalah napas organisasi yang harus dijaga, karena dari situlah kita bisa melihat sejarah dan kualitas kinerja kita,” jelas Kaur Tata Usaha.

Saat ini, terdapat dua jenis buku registrasi, yaitu buku registrasi klien anak di bawah 12 tahun dan buku registrasi klien anak. Meskipun dibedakan berdasarkan kategori usia, keduanya memiliki fungsi yang sama sebagai alat pencatatan data klien secara sistematis dan berkesinambungan. Kasubsi BKA, Eko Subagio, menegaskan bawah “Penataan registrasi Litmas yang baik akan memudahkan kita dalam melakukan monitoring dan evaluasi. Walaupun formatnya berbeda, pada dasarnya fungsi dan isinya tetap sama, yaitu untuk memastikan data klien tercatat dengan jelas dan rapi,” tegas Kasubsi BKA.

Ditempat yang berbeda, Kabapas Tarakan, Rita Ribawati, menekankan pentingnya komitmen bersama dalam menjaga arsip sebagai bagian dari integritas kerja. “Penataan arsip bukan hanya kewajiban administratif, tetapi merupakan cerminan profesionalitas kita sebagai petugas. Melalui digitalisasi, kita dapat memastikan arsip tetap aman, tertib, dan mudah diakses sebagai bentuk pelayanan yang prima,” jelas Rita Ribawati.

Kontributor: BapaSTAR/Nun